Утеря первичных документов

Что делать, если вы потеряли документы

Даже самый аккуратный и внимательный человек не застрахован от потери документов – к примеру, вследствие пожара в офисном здании, небрежности своих сотрудников или банальной кражи. Конечно, утерянные документы необходимо срочно восстановить, но вот каков порядок действий в этом случае, что нужно сделать в первую очередь?

Утеря учредительных документов фирмы

Если утеряны учредительные документы, то вам необходимо сразу же, не теряя ни дня, подать заявление об утере в правоохранительные органы. К сожалению, вашими документами вполне могут попытаться воспользоваться мошенники, и в ваших интересах отсечь эту возможность с максимальной быстротой – если не хотите потом доказывать, что ко взятому на имя вашей компании огромному кредиту вы отношения не имеете. Обращаться следует либо по месту утраты документов (в случае их кражи), либо по месту регистрации предприятия.

Следующим шагом должна стать публикация в прессе заявления об утере учредительных документов – с указанием регистрационного номера и других реквизитов.

После этого вам необходимо обратиться в местные территориальные органы налоговой службы и ЕГРЮЛ с заявлением на восстановление утраченных документов. Очень хорошо, если у вас сохранились их копии, особенно если это нотариально заверенные копии. Если же их нет, то для восстановления документов вам необходимо указать наименование вашей компании, ее юридический адрес, данные об ее учредителях и руководителе, а также дату регистрации в ЕГРЮЛ, номер ИНН или копию свидетельства и т.д. Чем полнее будет информация об утраченных документах, тем легче будет получить дубликаты. Эти действия желательно сопровождать решением собрания акционеров или приказом директора компании о восстановлении документов. Получение дубликатов может занять о 15 рабочих дней.

Утеря первичных бухгалтерских документов

В том случае, если утеряны первичные бухгалтерские документы, это может обернуться серьезными финансовыми потерями для компании – размер штрафа за нарушение правил учета расходов и доходов (именно так расценивается утеря бухгалтерской документации) может достигать 10% от суммы неуплаченных налогов. А сами налоги могут быть рассчитаны для вашей компании по аналогии с другим предприятием, имеющим приблизительно такую же численность работников и занятым в той же сфере деятельности. При этом, будьте уверены, сумма окажется максимально возможной.

Поэтому в скорейшем восстановлении утерянных документов заинтересованы в первую очередь вы как руководитель компании. Сделать это намного проще, если сохранилась электронная база данных. Конечно, простой распечаткой документов здесь ограничиться нельзя, следует заверить все дубликаты в соответствующих органах и получить подписи контрагентов, участвующих в заключении сделок (с указанием на каждом договоре, что это дубликат, а не оригинал).

Часть документов может предоставить ваш банк, часть можно восстановить в налоговой службе. Подавая заявление на восстановление документации, не забудьте приложить к нему справку из пожарного надзора, МЧС, коммунальных служб или полиции (если утеря документов произошла из-за пожара, стихийного бедствия, аварии в коммунальных сетях или кражи). В справке обязательно укажите весь перечень пропавших документов.

К сожалению, не всегда удается восстановить первичную документацию в полном объеме. Поэтому для того, чтобы предупредить обвинения со стороны налоговых служб, обратитесь туда с просьбой пересчитать ваши налоги. Уточненная налоговая декларация и уплаченные налоговые сборы дадут вам возможность избежать в дальнейшем неприятностей во взаимоотношениях с фискальными органами.