Как правильно составлять претензии

К сожалению, не всегда предприниматель может рассчитать на безукоризненное качество поставляемых ему товаров, сырья или оказываемых услуг. Не оправдать ожидания могут как партнеры по бизнесу, так и государственные органы. Нередко это приводит к потерям времени и более того – к финансовым потерям, поэтому следует сделать все возможное, чтобы вернуть некачественный товар поставщику и заставить его возместить убыток. Но не спешите сразу же обращаться в суд – возможно, удастся решить дело в досудебном порядке. Для этого следует составить и отправить в адрес недобросовестного поставщика претензию.

Огромное значение имеет то, насколько ясно и четко изложена в претензии суть вашего дела: когда произошел инцидент, кто в этом виноват (если вина лежит на конкретном работнике) и какого именно возмещения вы добиваетесь. Если претензия адресована крупной компании, то в ее адрес могут приходить десятки подобных писем, и нужно, чтобы читающий ваше письмо человек мог сразу понять суть дела. Требования о возмещении убытков должны быть максимально реалистичными: моральный ущерб в миллион долларов никто вам выплачивать не будет.

Как правило, претензия составляется так же, как и обычное заявление: в верхнем правом углу вы указываете свои ФИО, адрес и контактные телефоны, затем ФИО чиновника или руководителя компании, которой адресована претензия. Сам текст жалобы составляете предельно лаконично и четко: когда вы сделали заказ, что получили, кто в этом виноват (если знаете, что виноват определенный человек), почему вас не устраивает данная ситуация.

Указывая, какой результат жалобы вас устроит, не предлагайте несколько вариантов – «либо выплатить стоимость, либо заменить качественными товарами» - требуйте что-то одно. Для подтверждения своей правоты приложите к письму копии чеков, фотографии бракованных товаров, копию заключения товароведческой экспертизы и т.д. Если вашему поставщику потребуется провести проверку качества поставленных вам товаров, обязательно укажите, что вы собираетесь принять в ней участие и просите сообщить о дате проверки заранее. В конце жалобы сообщите, что вы собираетесь делать, если ее не удовлетворят – обращаться в суд, к вышестоящему руководству и т.д.

Отправляя претензию, будьте готовы к тому, что сразу положительного результата вы не добьетесь, и тогда придется писать в следующую инстанцию. Адресовать претензию нужно сначала непосредственному руководителю тех сотрудников, которые допустили в отношении вас небрежность и по вине которых вы получили некачественный товар. Если это не помогло, обращайтесь в следующую инстанцию (если она есть).

Отсылать претензию следует заказным письмом с уведомлением. Если вы очень заинтересованы в удовлетворении жалобы, то отнесите ее лично и проследите, чтобы она была зарегистрирована во входящих документах, запишите номер, узнайте фамилию человека, который принял у вас пакет и возьмите у него расписку. Обязательно выясните, в течение какого срока обязаны давать ответ на жалобы в этой компании или учреждении. Если вам дали формальную отписку, сохраните ее – в дальнейшем она может пригодиться в суде. Отсутствие ответа расценивается как отказ, поэтому смело обращайтесь к вышестоящему начальству.

Без преувеличения можно сказать, что в составлении претензии значение имеет буквально каждое слово. Если получить возмещение убытков для вас очень важно, то текст жалобы следует обсудить с хорошим адвокатом, выверяя каждую фразу, особенно в части ваших требований. Он же посоветует вам и очередность действий, если претензия не будет удовлетворена. Не экономьте на консультации, особенно если на кону стоит немаленькая для вас сумма.

Все же в большинстве случаев до судебных разбирательств дело не доходит, и конфликт обычно улаживается полюбовно.