Как научиться все успевать, или эффективный тайм-менеджмент

Жесткие законы конкуренции заставляют нас быть максимально эффективными, делать больше и лучше других, успевая за день то, что другой не сделает и за неделю. Только таким путем можно добиться успеха в современном мире, не терпящем расхлябанности и лени. Однако умение рационально распределять свое время и усилия, к сожалению, не преподают ни в школе, ни в вузе, а ведь тайм-менеджмент (так называется это чрезвычайно полезное искусство) является одним из ключей к успеху в большинстве сфер деятельности человека.

В основе тайм-менеджмента лежит несколько правил.

1. Вам необходимо уметь ставить перед собой цели и планировать этапы их достижения.

Есть огромная разница между человеком, бесцельно прогуливающимся по дорожкам парка, и другим, спешащим на важное свидание, не так ли? Оба, казалось бы, заняты одним и тем же, но один идет быстро, напрягая силы, а другой бредет еле-еле, по дороге не забывая поесть мороженого и поглазеть на драку воробьев за кусочек булки.

Любое действие должно иметь цель, и если она будет для вас достаточно желанной и привлекательной, вы станете добиваться ее достижения с максимальной энергией. Кроме того, цель должна быть в принципе достижимой, иначе рано или поздно пропадет желание к ней стремиться. Путь достижения цели желательно разбить на этапы и двигаться от одного этапа к другому, соблюдая заранее установленные сроки их достижения.

2. Приобретите привычку составлять план на каждый день и строго соблюдать его выполнение.

Для этого нет ничего лучше, чем приобрести записную книжку-ежедневник и скрупулезно записывать в нее, что вы собираетесь делать завтра и сколько времени займет каждое из ваших дел. Составив расписание, вы будете четко представлять себе последовательность действий в течение дня. Это, несомненно, поможет выполнить намеченное, не упуская даже незначительные мелочи. Конечно, в первые недели вам будет тяжело строго придерживаться намеченного списка, но постепенно планирование дня войдет в привычку, и вы на собственном опыте убедитесь, насколько оно помогает экономить время и дисциплинирует.

3. В делах выделяйте главное и второстепенное.

Очень часто вы будете сталкиваться с тем, что для выполнения всех намеченных дел не хватает времени. Попав в такую ситуацию, не стоит уподобляться Юлию Цезарю и пытаться делать несколько дел одновременно – закончится все тем, что вы не сделаете ни одного. Гораздо лучше расставить дела в порядке уменьшения их важности для вашей конечной цели, и следовать этому порядку. Все наиболее важные проблемы будут решены в любом случае, а второстепенные могут и подождать.

4. Научитесь привлекать других людей для решения ваших проблем.

Как известно, в каждой организации 20% работников выполняют 80% работы, и наоборот. Если вы принадлежите к тем 20%, которые тащат весь воз, неудивительно, что вы ничего не успеваете. Возможно, вам стоит прекратить бежать, как белка в колесе, остановиться и посмотреть вокруг: нельзя ли переложить несложную рутинную работу на кого-то другого, а себе оставить только ту часть, с которой, кроме вас, никто не справится?

Домашняя работа делится на части между членами семьи точно таким же образом. Не стесняйтесь привлекать к выполнению домашних обязанностей вашу вторую половинку и детей: это им будет полезно и только укрепит ваши взаимоотношения.

5. В рабочее время будьте предельно рациональны, не распыляйтесь на ерунду.

Конечно, этот совет намного легче дать, чем выполнить. Однако в этом вам снова поможет ежедневник: записывайте туда скрупулезнейшим образом все, чем вы занимались в течение дня, причем отмечайте время, потраченное на то или иное занятие. Например: «Работа над отчетом – 48мин., игра в «косынку» - 15 мин., общение с подругой по телефону – 20 мин.»

Фиксируя таким образом ваши затраты времени в течение одной-двух недель, вы сможете составить примерный «портрет» вашего рабочего дня: сколько времени вы тратите непосредственно на работу и сколько уходит впустую. Постепенно вы научитесь сокращать непроизводительные траты времени – ведение учета дисциплинирует даже отъявленных лентяев. Еще один положительный момент: вы сможете выявить тех, кто отнимает у вас время, и свести общение с ними к минимуму, по крайней мере, в рабочее время.

6. Учитесь планировать не только работу, но и отдых.

Ни один человек не может работать без перерыва целый рабочий день. Такой авральный трудовой ритм потом потребует продолжительного отдыха и сформирует отношение к работе как к чему-то чрезвычайно трудному и энергозатратному. Поэтому, планируя расписание на свой рабочий день, не забудьте внести в него время для отдыха, перемены обстановки и восстановления сил. В течение дня устраивайте себе несколько 5-10-минутных перерывов, во время которых можно выпить кофе или чаю, пообщаться с коллегами, пройтись по улице или погулять по дворику офиса. Это поможет вам длительное время сохранять высокую работоспособность и избегать переутомления.