Табель учета рабочего времени

   Табель используют для:

- учета времени, которое фактически отработал и (или) не отработал каждый сотрудник организации;
- расчета оплаты труда;
- контроля за тем, как работники соблюдают установленный график рабочего времени;
- получения сведений об отработанном времени;
- статистической отчетности по работе.
 
   Когда рабочее время и расчет с сотрудниками по оплате труда ведутся раздельно, то разрешено использование раздела Табеля 1 «Учет рабочего времени» по форме № Т-12 как отдельного документа без оформления раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда». Форму № Т-13 берут для того, чтобы вести учет рабочего времени.

   Заполняются в одном экземпляре лицом, уполномоченным на это, подписываются руководителем подразделения и сотрудником отдела кадров, затем передаются в бухгалтерию.

   В Табеле осуществляются соответствующие отметки на основании оформленных надлежащим образом документов (справка о выполнении обязанностей перед государством, листок нетрудоспособности, заявление о совместительстве, предупреждение о простое в письменной форме, письменное согласие сотрудника на сверхурочную работу в установленных законом случаях) о:

- сокращенной продолжительности рабочего дня;
- причине неявки на работу;
- продолжительности рабочего дня, выходящей за пределы нормы либо меньше нормы по инициативе сотрудника или работодателя.

   Для записей о каждодневных затратах рабочего времени в месяц на всех сотрудников в Табеле рассчитано:

- в форме № Т-12 (графы 4, 6) – две строчки;
- в форме № Т-13 (графа 4) – четыре строчки (две на полмесяца) и графы 15 и 16.

   В формах № Т-12 и № Т-13 (в графах 4, 6) строчка сверху используется для отметки условных знаков затрат рабочего времени, а строчка снизу – для записи длительности отработанного или неотработанного времени по определенным кодам затрат. Если это необходимо, то возможно увеличить количество граф для того, чтобы проставлять дополнительные реквизиты по режиму рабочего времени (как вариант – времени, когда начата и закончена работа в условиях, отличающихся от нормальных).

   Когда заполняются графы 5 и 7 Табеля по форме № Т-12, то в строчках сверху записывается число отработанных дней, а количество часов, которые отработал каждый сотрудник на протяжении учетного периода, – в нижних.

   Учет затрат рабочего времени проводится в Табеле путем сплошной записи о явках и неявках или при помощи регистрации одних отклонений (неявок, сверхурочных часов). Если учет неявок на работу ведется в днях (служебные командировки, дни временной нетрудоспособности, отпуск, отпуск по обучению), то в Табеле в верхней строчке в графах отмечаются лишь коды условных обозначений, а графы в нижней строчке остаются пустыми.

   Когда составляется Табель по форме № Т-12 в разделе 2 на один вид оплаты и корреспондирующий счет для всех сотрудников, то оформляются графы 18 – 22. В ином случае оформляются графы 18 - 34.

   Если учетные данные обрабатываются автоматизированным путем, то применяется форма № Т-13 «Табель учета рабочего времени». Табель по форме № Т-13:

- когда записываются учетные данные для начисления зарплаты по одному виду оплаты и по общему для всех сотрудников корреспондирующему счету, заполняются реквизиты «корреспондирующий счет», «код вида оплаты» над таблицей с графами 7 - 9 и графа 9 без оформления граф 7 и 8;
- когда записываются учетные данные для начисления зарплаты по нескольким видам оплаты и корреспондирующих счетов, то оформляются графы 7 - 9. Если количество видов оплаты превышает четыре, то для заполнения данных по ним предусмотрен дополнительный блок с аналогичными номерами граф.

   При помощи средств вычислительной техники могут быть изготовлены бланки Табеля по форме № Т-13 с некоторыми заполненными реквизитами. К таким реквизитам относят: ФИО, структурное подразделение, занимаемая должность, табельный номер – все данные, которые содержатся в справочниках информации данной организации. В таком случае форма Табеля меняется в зависимости от используемой технологии обработки учетных данных.

   Для Табеля по форме № Т-13 берутся представленные на заглавном листе формы № Т-12 коды отработанного и неотработанного времени.